Отсутствие или превышение полномочий на заключение договора влечет такие неблагоприятные последствия, как признание договора недействительным или действительность договора в отношении неуполномоченного лица.

Проверка полномочий представителя контрагента является важным этапом заключения договора, однако достоверность результата зависит от ряда обстоятельств, связанных со способом наделения представителя полномочиями (по доверенности или учредительными документами).

На что обращаем внимание при проверке полномочий представителя перед заключением договора?

Мария Азарова
младший юрист ООО «Грата Интернэшнл БиУай»

В чем заключаются трудности в проверке полномочий представителя?

В связи с ограниченным объемом информации, доступной для анализа, проведение проверки полномочий представителя контрагента может оказаться затруднительным.

В большинстве случаев требуется запрашивать информацию непосредственно у контрагента и полагаться на его добросовестность.

Нередки случаи, когда уже в ходе судебного разбирательства выясняется, что документы, подтверждающие полномочия представителя:

  • отсутствуют
  • являлись на момент предоставления неактуальными
  • вовсе имеют сфальсифицированные реквизиты

При осуществлении проверки представителя необходимо соблюдать требования белорусского законодательства. В частности, учитывать тенденцию на усиление требований к обеспечению конфиденциальности персональных данных физических лиц и перспективу принятия Закона о персональных данных.

 

На текущий момент вопросы защиты персональных данных, личной информации физического лица регулируются Законом «Об информации, информатизации и защите информации».

Для получения паспортных данных представителя контрагента необходимо его письменное согласие, а понуждение к предоставлению таких сведений неправомерно (ст. 18 Закона).

Предполагается, что с принятием Закона о персональных данных согласие может быть получено и в электронной форме, однако требования к порядку и форме получения согласия будут ужесточены.

Поэтому возможности проверки представителя контрагента значительно ограничены, а ее проведение может сопровождаться различными препятствиями.

Какие основания возникновения полномочий представителя на заключение договора?

Полномочия на заключение договоров от имени организации могут возникать в силу:

  • положений законодательства
  • акта государственного органа
  • учредительных документов
  • решения органа управления организации
  • доверенности
  • договора

 

В силу положений законодательства юридическое лицо приобретает свои гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы управления, а руководитель (директор) организации наделен полномочием действовать от ее имени без доверенности.

 

В силу положений учредительного документа все или часть полномочий директора могут быть переданы другому лицу (без выдачи доверенности).

 

При наличии соответствующего положения в учредительном документе возможно заключение договора на осуществление полномочий исполнительного органа организации (управляющего/управляющей организации).

 

Иные лица вправе совершать сделки от имени организации при наличии доверенности.

В случае открытия конкурсного производства в процедуре экономической несостоятельности (банкротства) полномочия руководителя организации переходят временному (антикризисному) управляющему.

Соответственно, полномочия временного (антикризисного) управляющего вытекают из положений законодательства об экономической несостоятельности (банкротстве) и решения экономического суда о его назначении (при этом временный (антикризисный) управляющий согласно п. 2 ст. 183 ГК не рассматривается в качестве представителя).

 

При ликвидации организации ликвидационная комиссия во главе с председателем или ликвидатор действуют в силу положений законодательства о порядке ликвидации юридических лиц, решения органа управления об их назначении, а также договора на оказание соответствующих услуг (для ликвидатора).

 

В качестве договорных способов наделения лиц полномочиями на представление интересов организации по общим или частным вопросам следует указать заключение договора поручения, на основании которого выдается доверенность, договора доверительного управления имуществом и т.п.

Представление интересов организации директором или иным лицом по доверенности наиболее традиционно и распространено.

Алгоритм проверки полномочий руководителя организации

Директору для осуществления действий от имени организации не требуется доверенность. Он вправе заключать договоры самостоятельно, а также уполномочивать другое лицо на их заключение.

Запрос документов у контрагента или непосредственное ознакомление с ними по месту нахождения контрагента

Полномочия директора на заключение договора могут подтверждаться:

  • решением (выпиской из решения) общего собрания участников или собственника унитарного предприятия о назначении директора
  • трудовым договором (контрактом) с директором и/или его должностной инструкцией
  • учредительным документом организации

Получение выписки из ЕГР (дополнительно) 

Выписка из Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (далее – ЕГР) может быть получена на платной основе (в электронном виде или на бумажном носителе).

Выписка должна содержать сведения о фамилии, имени, отчестве директора, о дате назначения его на должность.

Недостаток такой выписки состоит в том, что достоверность сведений, содержащихся в ней, зависит от своевременного предоставления организацией информации для внесения в ЕГР.

В данной связи существует риск заключения договора с бывшим директором, пока соответствующие сведения не будут поданы и внесены в ЕГР.

Справочно: по запросу в ЕГР действует правило «1 выписка=1 контрагент», что не является приемлемым вариантом для массовой проверки и постоянного мониторинга. Пользуйтесь сервисом проверки, например,  Картотека, для регулярного доступа ко всем синхронизированным данным.

Сведения о назначении, смене директора должны быть поданы организацией в регистрирующий орган в течение 10 рабочих дней со дня такого назначения (замены) (п. 22 Положения о государственной регистрации субъектов хозяйствования, утв. Декретом № 1 от 16.01.2009)

Сопоставление сведений о руководителе, содержащихся в заключаемом договоре с информацией из предоставленных контрагентом документов и (или) выписки из ЕГР

При анализе полученных документов следует обращать внимание на следующие критерии:

  • Форму документа

О достоверности представленного документа могут свидетельствовать:

– оригинал

– нотариально заверенная копия

– дубликат (т.е. документ имеет силу оригинала)

– выписка, оформленная в соответствии с требованиями законодательства о делопроизводстве

 

Документы могут быть предоставлены и в виде сканов, фотографий,  PDF-файлов, проверка подлинности которых является затруднительной, а также документов в электронном виде.

 

  • Сведения о директоре (ФИО, подпись и пр.)

 

В части подписи директора на заключаемом договоре отметим, что гражданское законодательство допускает заключение договоров не только в форме текстовых документов, но и в электронной форме, договоры могут скрепляться как собственноручной подписью сторон, так и иными способами с использованием средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей.

Полагаем, что наиболее надежными для контрагента способами подписания договоров является :

 

  • проставление собственноручной подписи (может при необходимости быть проверена почерковедческой экспертизой)
  • удостоверение электронной цифровой подписью (ЭЦП, выдается в РУП «Национальный центр электронных услуг», сведения о действующем сертификате ЭЦП можно проверить на сайте единого портала электронных услуг)

Проставление подписи иными способами на договоре не подтверждает в достаточной степени принадлежность данной подписи уполномоченному представителю контрагента (директору).

Контрагент вправе самостоятельно определять способ подписания договора, однако ограничения в таком выборе могут быть установлены по соглашению сторон, в том числе в заключаемом договоре, путем определения требований к способу и порядку подписания договора.

 

Несоблюдение данных требований влечет риски признания такого договора недействительным, невозможность ссылаться на свидетельские показания в случае спора и прочие (ст. 161 ГК).

А что по поводу печати?

Проставление печати организации на документах является необязательным в силу норм Декрета Президента от 23.11.2017 № 7.

 

Вместе с тем обязательство по использованию печати может быть установлено в международном договоре, законодательством или соглашением сторон.

 

Несоблюдение установленных соглашением сторон требований к печати или к подписи на документе может рассматриваться в качестве нарушения простой письменной формы сделки, что в отношении внешнеэкономического договора влечет его недействительность (п.3. ст. 163 ГК).

 

  • Начало и срок действия полномочий (например, срок трудового контракта, дата назначения директора согласно выписке из ЕГР, сведения о сроке назначения из решения общего собрания и т.д.)

 

  • Наличие ограничений полномочий

 

Ряд ограничений полномочий директора установлены в законодательстве:

Согласно Закону о хозяйственных обществах для совершения крупных сделок и сделок с заинтересованностью аффилированных лиц требуется принятие решения общего собрания участников/совета директоров (наблюдательного совета).

Для совершения сделок с недвижимым имуществом унитарного предприятия или учреждения требуется получить согласие собственника.

Ограничения полномочий директора могут быть установлены и в учредительном документе организации: дополнительные требования к заключению отдельных договоров, как их подписание несколькими лицами, например, директором и главным бухгалтером или директором и заместителем, требование о принятии решения на их заключение общим собранием участников или советом директоров (наблюдательным советом) и т.д.

Сведения о таких ограничениях не будут отражаться в ЕГР и могут быть получены лишь из документов, предоставленных контрагентом при подготовке к заключению сделки.

 

При проверке полномочий руководителя следует:

  1. руководствоваться представленными контрагентом документами
  2. обращать внимание на сумму и характер заключаемого договора, организационно-правовую форму контрагента
  3. при необходимости запрашивать дополнительные сведения: список аффилированных лиц, финансовые документы, согласие собственника и т.д.
  4. пользоваться сервисом для проверки и мониторинга контрагентов, что экономит временные и финансовые затраты, позволяет владеть актуальной информацией

Справочно:

Узнать или проверить информацию в отношении руководителя и учредителей можно в сервисе Картотека.