Любая компания хотя бы раз сталкивалась с необходимостью сменить свое местонахождение.
Ничего сложного, но если вы дорожите своей репутацией и добросовестностью, то не забудьте уведомить госорганы и всех контрагентов об изменениях.
В нашем пошаговом алгоритме рассмотрим перечень необходимых действий с учетом норм законодательства.
Обращаем внимание, что данный алгоритм является универсальным, но существуют особенности в зависимости от деятельности компании, требующие дополнительных действий.
Светлана Макеева
юрист Grata International
Алгоритм действий при изменении места нахождения компании несложен, но важно помнить о пошаговом этапе и определенных сроках.
В первую очередь необходимо уведомить госорганы и сообщить основным контрагентам, взаимодействие с которыми для компании существенно.
В принципе законодательством обязанности по уведомлению контрагентов о смене нахождения компании не предусмотрены.
Но рекомендуем для сохранения партнерских отношений и поддержания добросовестности компании своевременно сообщать деловым партнерам о подобных изменениях.
С чего начинаем?
1 ШАГ
Принятие компанией решения об изменении ее места нахождения.
Это является компетенцией исполнительного органа. К таковому относятся:
- руководитель компании
- директор
- управляющий
- управляющая компания
Оформляется такое решение исполнительного органа — приказом об изменении места нахождения компании.
Рекомендация: оформляйте приказом по основной деятельности с указанием точной даты, с которой изменяется адрес компании.
2 ШАГ
Направление уведомлений в госорганы. Ниже указана очередность с учетом допустим сроков обращения:
- извещение ИМНС о смене адреса места нахождения книги замечаний и предложений не позднее 1 рабочего дня, следующего за днем изменения адреса
Основание: ч.3 п.12. Положения о книге замечаний и предложений
Извещение о внесении изменений в электронный банк данных подается в свободной форме.
Способ подачи извещения:
- на бумажном носителе (при личном обращении либо почтой)
- в виде электронного документа, подписанного электронно-цифровой подписью (ч. 1 п. 1, п. 3 ст. 27 НК; абз. 4 подп. 2.1 п. 2 Инструкции о порядке представления в налоговые органы электронных документов)
Ответственность: за несоблюдение данного требования могут наложить штраф до 20 БВ (п. 1.9 ст. 22 НК, ч. 1 ст. 14.6 КоАП).
- извещение ИМНС о смене адреса места нахождения книги учета проверок не позднее 3 рабочих дней, следующих за днем изменения ее места нахождения
Основание: ч. 5 п. 2 Правил ведения книги учета проверок
Извещение о внесении изменений в электронный банк данных подается в свободной форме.
Способ подачи извещения:
- на бумажном носителе (при личном обращении либо почтой)
- в виде электронного документа, подписанного электронно-цифровой подписью (ч. 1 п. 1, п. 3 ст. 27 НК; абз. 4 подп. 2.1 п. 2 Инструкции о порядке представления в налоговые органы электронных документов)
Ответственность: за несоблюдение данного требования могут наложить штраф до 20 БВ (п. 1.9 ст. 22 НК, ч. 1 ст. 14.6 КоАП).
- уведомление регистрирующего органа (управление регистрации и лицензирования при гор\облисполкоме) не позднее 10 рабочих дней со дня изменения места нахождения
Основание: ч. 2 п. 22 Положения о госрегистрации.
Уведомление подается по форме, установленной Минюстом (Приложение 17 к постановлению Минюста от 27.01.2009 № 8 (ред. от 05.04.2013)).
Способы подачи уведомления:
- личное обращение в регистрирующий орган
- уведомление почтой (на бумажном носителе)
- с помощью веб-портала ЕГР (подписывается электронно-цифровой подписью руководителя)
Ответственность: за несоблюдение данного требования могут наложить штраф до 20 БВ (ст.24.11 КоАП).
- уведомление лицензирующего органа в течение месяца со дня уведомления регистрирующего органа (при наличии лицензий)
Основание: абз. 2 ч. 1, абз. 2 ч. 2 п. 66 Положения о лицензировании № 450
Уведомление подается в свободной форме.
Способ подачи уведомления – личное обращение в лицензирующий орган (п.10-1 Положения о лицензировании № 450).
Ответственность: несоблюдение может повлечь прекращение действия лицензии (п.85 Положения о лицензировании № 450), в некоторых случаях — привлечение к административной ответственности по ст.13.3 КоАП или уголовной ответственности по ст.233 УК.
- уведомление обслуживающих и кредитующих банков
Порядок, срок уведомления и ответственность за не уведомление определяется локальным правовым актом соответствующего банка и или договором с банком.
Такое уведомление можно отправить в программе Клиент-банк, Интернет-банк либо любым иным способом согласно заключенного с банком договора.
Рекомендуем уточнять непосредственно у банка об условиях взаимодействия.
Не забываем про контрагентов!
Порядок, срок уведомления и ответственность за не уведомление определяется договором, заключенным с контрагентом.
Прямого обязательства по уведомлению контрагентов и деловых партнеров законодательством не предусмотрено, но не стоит пренебрегать деловой репутацией.
Достаточно направить письмо либо уведомление в произвольной форме.
Способ уведомления выбираем удобный, гарантирующий доставку и получение второй стороной:
- по электронной почте
- сервисом ЭДО (например, Quidox.by)
- сопутствующим уведомлением при передаче иных корпоративных или хозяйственных документов (ТТН, счетов на оплату, актов)
- классическим бумажным вариантом
